La gestion des frais kilométriques représente un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. En effet, les déplacements professionnels sont souvent nombreux et peuvent représenter des coûts importants pour l’entreprise. Afin d’optimiser la gestion de ces frais, l’automatisation du suivi des frais kilométriques apparaît comme une solution à la fois pratique et avantageuse. Cet article vous propose de découvrir comment l’automatisation de ce processus peut révolutionner la gestion des déplacements professionnels et apporter une valeur ajoutée significative aux entreprises.
Le contexte actuel de la gestion des frais kilométriques
Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent encore des méthodes manuelles pour le suivi et la gestion des frais kilométriques. Ces méthodes, souvent chronophages et source d’erreurs, peuvent engendrer des coûts supplémentaires pour l’entreprise et freiner sa croissance.
En effet, les employés doivent conserver tous leurs justificatifs de déplacement, puis remplir un formulaire précisant les trajets effectués, leur date et leur motif. Ce formulaire doit ensuite être validé par un responsable avant d’être transmis au service comptable pour traitement.
Ce processus manuel engendre plusieurs problèmes :
- Un temps considérable est consacré à la collecte et au traitement des informations relatives aux déplacements professionnels.
- Les risques d’erreurs sont élevés, notamment en ce qui concerne les calculs de distance et de remboursement.
- Les délais de traitement et de remboursement sont souvent longs, ce qui peut être source de frustration pour les employés.
L’automatisation du suivi des frais kilométriques : une solution innovante
Face à ces problématiques, l’automatisation du suivi des frais kilométriques apparaît comme une solution pertinente pour optimiser la gestion des déplacements professionnels. Grâce à des outils numériques performants, le processus devient plus simple, rapide et fiable.
Voici quelques-uns des avantages offerts par l’automatisation du suivi des frais kilométriques :
- La saisie et la collecte des informations relatives aux déplacements professionnels sont simplifiées grâce à l’utilisation d’applications mobiles ou de logiciels en ligne. Les employés peuvent ainsi renseigner facilement leurs trajets et fournir les justificatifs nécessaires.
- Le calcul des distances parcourues et des indemnités kilométriques est automatisé, ce qui limite considérablement les risques d’erreurs et assure une plus grande précision dans les remboursements.
- Les délais de traitement sont réduits, permettant ainsi un remboursement plus rapide des frais engagés par les employés.
- Les données sont centralisées et accessibles en temps réel par les responsables concernés. Cela facilite le contrôle, la validation et le suivi des dépenses liées aux déplacements professionnels.
Les bénéfices de l’automatisation pour les entreprises
L’automatisation du suivi des frais kilométriques présente de nombreux avantages pour les entreprises, tant sur le plan financier qu’opérationnel.
En premier lieu, elle permet de réaliser des économies significatives en réduisant les coûts liés à la gestion manuelle des frais kilométriques. Par exemple, selon une étude réalisée par la société Expensify, l’économie réalisée grâce à l’automatisation peut atteindre jusqu’à 50 % du coût total de traitement des notes de frais.
De plus, cette solution améliore la productivité des employés et du service comptable en simplifiant et en accélérant le processus de remboursement. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur leurs missions principales et ne pas perdre de temps dans la gestion administrative de leurs déplacements professionnels.
Enfin, l’automatisation favorise une meilleure transparence et un meilleur contrôle des dépenses liées aux déplacements professionnels. Les données étant centralisées et accessibles en temps réel, il est plus facile pour les responsables de suivre l’évolution des coûts et d’optimiser la gestion des déplacements professionnels.
Comment mettre en place l’automatisation du suivi des frais kilométriques ?
Pour bénéficier des avantages offerts par l’automatisation du suivi des frais kilométriques, plusieurs solutions s’offrent aux entreprises :
- Opter pour un logiciel ou une application mobile dédiée à la gestion des frais kilométriques. De nombreuses solutions existent sur le marché, comme Rydoo, Expensify ou encore Jenji. Il est important de choisir une solution adaptée aux besoins et aux contraintes de l’entreprise (taille, secteur d’activité, réglementation en vigueur…).
- Développer une solution interne spécifique à l’entreprise. Cette option peut être intéressante pour les grandes entreprises disposant des ressources nécessaires pour concevoir et maintenir un outil adapté à leurs exigences.
Quelle que soit la solution choisie, il est essentiel d’accompagner les employés dans la prise en main de ces nouveaux outils et de mettre en place des procédures claires pour assurer une transition réussie vers l’automatisation du suivi des frais kilométriques.
L’automatisation du suivi des frais kilométriques représente donc une véritable révolution pour les entreprises. En simplifiant et en fiabilisant le processus de gestion des déplacements professionnels, elle permet d’accroître la productivité, de réaliser des économies significatives et d’améliorer la satisfaction des employés. Ainsi, il est temps pour les entreprises de se tourner vers cette solution innovante pour optimiser leur gestion des frais kilométriques.
